Cumhuriyet Medical Journal (CMJ), bilimsel yayıncılıkta kalite, tarafsızlık, şeffaflık ve etik sorumluluk ilkelerini benimser. Dergiye gönderilen makaleler, bilimsel geçerlilik, metodolojik yeterlilik, özgünlük, etik uygunluk ve derginin amaç ve kapsamına katkı bakımından bağımsız uzmanlar tarafından değerlendirilir.

CMJ, bağımsız ve tarafsız çift kör hakemlik sistemi uygular. Bu sistemde yazarların kimlik ve kurum bilgileri hakemlerden; hakemlerin kimlikleri ise yazarlardan gizlenir. Hakemlik sürecindeki tüm iletişim, çevrim içi makale yönetim sistemi aracılığıyla editörlük tarafından yürütülür.

Bu politika; araştırma makaleleri, sistematik derlemeler, meta-analizler, derlemeler, olgu sunumları, kısa raporlar ve derginin değerlendirmeye aldığı editöryal makale hariç diğer bilimsel makale türleri için geçerlidir.

1. Başvuru ve Teknik Ön İnceleme

Dergiye gönderilen her makale, öncelikle editoryal ofis tarafından teknik ve idari açıdan incelenir. Bu aşamada aşağıdaki unsurlar kontrol edilir:

• Makalenin derginin amaç ve kapsamına uygunluğu,
• Makale türü, biçimsel düzeni ve yazım kurallarına uygunluğu,
• Ana metin dosyasının çift kör hakemlik için anonimleştirilmiş olması,
• Başlık sayfası, yazar bilgileri, kurumlar, sorumlu yazar bilgileri ve ORCID numaralarının eksiksiz sunulması,
• Etik kurul onayı, hasta/gönüllü bilgilendirilmiş onamı ve gerekli izinlerin belirtilmesi,
• Klinik araştırmalar için uygun kayıt numarasının bildirilmesi,
• Çıkar çatışması, finansman, yazar katkısı ve teşekkür beyanlarının tamamlanması,
• Kullanılan raporlama rehberine uyumun gösterilmesi,
• Benzerlik incelemesi ve olası yayın etiği ihlallerinin değerlendirilmesi,
• Dil, anlatım ve temel bilimsel sunum kalitesinin değerlendirilmesi.

Eksik belge, yetersiz anonimleştirme veya yazım kurallarına belirgin uyumsuzluk saptanan başvurular, gerekli düzeltmeler yapılmak üzere yazarlara iade edilebilir. Derginin kapsamı dışında olan, temel etik sorun içeren, ciddi metodolojik eksiklik taşıyan veya bilimsel katkısı yetersiz bulunan makaleler dış hakem değerlendirmesine gönderilmeden editoryal ret kararı alabilir.

Editoryal ön değerlendirme kararı, makalenin bilimsel yeterliliği hakkında kesin bir hüküm oluşturmaz; yalnızca makalenin dış hakem değerlendirmesine uygun olup olmadığını belirler.

2. Baş Editör ve Alan Editörü Değerlendirmesi

Teknik ön incelemeyi geçen makaleler Baş Editöre iletilir. Baş Editör, makalenin konusu ve derginin yayın öncelikleri doğrultusunda makaleyi değerlendirebilir veya uygun bir editöre atayabilir. Editör, makalenin konusu ve derginin yayın öncelikleri doğrultusunda makaleyi değerlendirebilir veya uygun bir alan editöre atayabilir.

Editör/Alan editörü;

• Makalenin bilimsel ve klinik önemini,
• Araştırma sorusunun açıklığını,
• Çalışma tasarımının uygunluğunu,
• Etik gerekliliklerin yeterliliğini,
• Dış hakem değerlendirmesine gönderilme uygunluğunu

değerlendirir.

Editör/Alan editörü, makale hakkında hakem değerlendirmesine gönderme, editoryal ret, ek belge isteme veya gerekli olduğunda istatistiksel ya da metodolojik görüş alma önerisinde bulunabilir.

3. Çift Kör Hakemlik ve Anonimlik

CMJ’de çift kör hakemlik uygulanır. Yazarların ve hakemlerin kimlikleri birbirlerine açıklanmaz.

Yazarların, hakemlik için hazırlanan ana metin dosyasında kendilerini doğrudan veya dolaylı olarak tanımlayabilecek bilgileri kaldırmaları gerekir. Bu kapsamda aşağıdaki bilgiler ana metinde yer almamalıdır:

• Yazar adları ve kurum bilgileri,
• Teşekkür bölümü,
• Çalışmanın yürütüldüğü kurumu doğrudan tanımlayan ifadeler,
• Önceki çalışmalara yapılan ve yazar kimliğini açık eden öz atıflar,
• Dosya özelliklerinde yer alan yazar bilgileri,
• Etik kurul veya kurum isimlerini açıkça gösteren ayrıntılar.

Etik kurul, finansman, klinik araştırma kaydı veya kurum bilgileri değerlendirme için gerekli olduğunda, bu bilgiler editoryal sistemde ayrı belgeler aracılığıyla incelenebilir. Makale kabul edildiğinde bu bilgiler nihai metinde eksiksiz biçimde yayımlanır.

4. Hakem Seçimi ve Atanması

Her araştırma makalesi ve dış hakem değerlendirmesine uygun bulunan diğer bilimsel makale türleri, ilgili alanda uzman en az iki bağımsız hakeme gönderilir.

Hakem seçiminde aşağıdaki ölçütler dikkate alınır:

• Makalenin konusu, tasarımı ve yöntemiyle uyumlu uzmanlık,
• İlgili alandaki güncel bilimsel yayın ve araştırma deneyimi,
• Akademik ve mesleki yeterlilik,
• Önceki hakemlik performansı,
• Zamanında ve yapıcı değerlendirme yapabilme,
• Çıkar çatışması bulunmaması,
• Kurumsal ve coğrafi çeşitlilik.

Mümkün olduğunca, yazarlarla aynı kurumda görev yapmayan ve yakın dönemde ortak yayın, proje ortaklığı, danışmanlık veya rekabet ilişkisi bulunmayan hakemler tercih edilir. Hakem seçimi tamamen editoryal yetki ve sorumluluk altındadır. Hakem davetlerinde mümkün olduğunda kurumsal e-posta adresleri, ORCID bilgileri ve diğer güvenilir akademik kimlik doğrulama kaynakları dikkate alınır.

5. Hakemlerin Sorumlulukları

Hakemler, kendilerine gönderilen makaleleri tarafsız, yapıcı, gizli ve bilimsel kanıta dayalı biçimde değerlendirmekle yükümlüdür.

Hakemlerin aşağıdaki ilkelere uyması beklenir:

• Değerlendirme davetini kabul etmeden önce uzmanlık, zaman yeterliliği ve çıkar çatışması durumunu gözden geçirmek,
• Rekabet, iş birliği, kişisel ilişki, finansal bağ veya kurumsal ilişki nedeniyle çıkar çatışması bulunuyorsa editöre bildirmek ve değerlendirmeyi kabul etmemek,
• Makaleyi yalnızca bilimsel ölçütlere göre değerlendirmek,
• Yazarlara yönelik kişisel, küçültücü, ayrımcı veya uygunsuz ifadeler kullanmamak,
• Eleştirilerini gerekçeli, açık ve mümkün olduğunda kaynaklarla desteklenmiş biçimde sunmak,
• Değerlendirme sürecinde elde edilen bilgi, veri, fikir ve bulguları gizli tutmak,
• Yayımlanmamış makale içeriğini kendi çalışmaları veya kişisel çıkarları için kullanmamak,
• Editörün izni olmaksızın makaleyi başka kişilerle paylaşmamak veya değerlendirme görevini üçüncü kişilere devretmemek,
• Olası intihal, veri uydurma, veri manipülasyonu, görsel manipülasyonu, mükerrer yayın, etik kurul sorunu veya diğer yayın etiği ihlallerini editöre bildirmek,
• Hakemlik süresine uyamayacaksa editörlüğü gecikmeden bilgilendirmek.

Hakem raporları, yalnızca “kabul” veya “ret” önerisi içermemeli; makalenin bilimsel niteliğine ilişkin ayrıntılı, yapıcı ve gerekçeli yorumlar sunmalıdır.

6. Hakemlerin Yapay Zeka Araçlarını Kullanması

Hakemlik sürecindeki makaleler gizli belgedir. Hakemler, kendilerine gönderilen makale metnini, ek dosyaları, tabloları, görselleri, verileri veya hakemlik sürecine ilişkin diğer bilgileri halka açık ya da gizlilik güvencesi bulunmayan üretken yapay zeka araçlarına yükleyemez.

Hakemler, üretken yapay zekâ araçlarını makalenin bilimsel geçerliliğini, yöntemini, istatistiksel analizlerini veya sonuçlarını değerlendirmek amacıyla kullanmamalıdır. Hakem raporunun bilimsel içeriği, değerlendirmeden sorumlu hakemin kendi uzmanlığına ve bağımsız değerlendirmesine dayanmalıdır.

Editörlüğün açıkça izin verdiği güvenli ve gizlilik korumalı araçların sınırlı kullanımı söz konusu olduğunda, hakem bu kullanımı editöre şeffaf biçimde bildirmelidir.

7. Hakem Değerlendirme Ölçütleri

Hakemlerden, makaleleri yapılandırılmış değerlendirme formu aracılığıyla aşağıdaki başlıklar bakımından incelemeleri istenir:

• Araştırma sorusu ve/veya hipotezlerin açıklığı,
• Çalışmanın teorik, metodolojik, bilimsel veya klinik katkısının önemi,
• Araştırma tasarımının uygunluğu,
• İstatistiksel ve diğer analizlerin uygunluğu,
• Bulguların yorumlanmasının yeterliliği,
• Araştırma tasarımı ve bulguların eleştirel olarak değerlendirilmesi,
• Teorik ve/veya pratik çıkarımların tartışılma niteliği,
• Sonuçların açık ve bulgularla uyumlu biçimde sunulması,
• Literatür taramasının yeterliliği ve güncelliği,
• Yazım dili ve bilimsel anlatım kalitesi,
• Tablo, şekil ve diğer görsel materyallerin açıklığı ve yeterliliği,
• Çalışmanın sınırlılıklarının uygun biçimde belirtilmesi.

Hakemlerden ayrıca yazarlara iletilecek yapıcı ve gerekçeli yorumlar ile yalnızca editörün görebileceği gizli yorumlar sunmaları istenir. Hakemler, değerlendirme sonunda makale için kabul, minör revizyon, majör revizyon veya ret yönünde bir öneride bulunur. Nihai yayın kararı, hakem raporları, editöryal değerlendirme ve gerektiğinde istatistiksel veya metodolojik uzman görüşü dikkate alınarak Editör tarafından verilir.

Hakemlerin aşağıdaki konularda da görüş bildirmesi veya şüphelerini editöre iletmesi beklenir:

• Çıkar çatışması,
• Araştırma veya yayın etiği ihlali şüphesi,
• İntihal, mükerrer yayın, veri veya görsel manipülasyonu,
• Etik kurul onayı ve bilgilendirilmiş onamın uygunluğu,
• Çalışma türüne uygun raporlama rehberlerine uyum,
• Biyolojik cinsiyet ve toplumsal cinsiyetin uygun biçimde ele alınması.

8. İstatistiksel ve Metodolojik Değerlendirme

Alan editörü veya Baş Editör, gerekli gördüğünde makaleyi bağımsız bir istatistik editörüne, yöntem uzmanına veya ek hakeme gönderebilir.

İstatistiksel değerlendirme özellikle aşağıdaki durumlarda istenebilir:

• Karmaşık çalışma tasarımları,
• Çok değişkenli analizler,
• Eksik veri yönetimi,
• Tekrarlayan ölçümler,
• Sağkalım analizleri,
• Tanı doğruluğu çalışmaları,
• Örneklem büyüklüğü ve güç hesaplamaları,
• Meta-analizler,
• Büyük veri setleri veya ileri düzey modelleme yöntemleri.

İstatistiksel editörün değerlendirmesi, makalenin bilimsel yeterliliğine ilişkin genel editoryal kararın bir parçasıdır.

9. Editoryal Karar Süreci

Alan editörü, hakem raporlarını, istatistiksel veya metodolojik görüşleri ve kendi değerlendirmesini dikkate alarak Editöre öneride bulunur.

Editoryal karar aşağıdaki seçeneklerden biri olabilir:

• Kabul,
• Minör revizyon,
• Majör revizyon,
• Yeniden değerlendirme için ret,
• Ret.

Hakem görüşleri arasında önemli farklılık bulunması, ciddi metodolojik veya istatistiksel sorun saptanması ya da editörün gerekli görmesi halinde makale üçüncü veya ek bir hakeme gönderilebilir.

Hakemlerin önerileri editoryal karar için önemli olmakla birlikte, nihai karar yalnızca hakemlerin sayısal önerisine dayanmaz. Nihai karar; makalenin bilimsel niteliği, etik uygunluğu, derginin kapsamı, editoryal öncelikler ve hakem raporlarının gerekçeli içeriği dikkate alınarak Editör ve gerektiğinde Yayın Kurulu tarafından verilir.

Tek bir hakem veya editör tarafından bildirilen ciddi bir etik, metodolojik ya da bilimsel kaygı, makalenin reddedilmesine neden olabilir.

10. Revizyon Süreci

Revizyon kararı verilen makalelerde yazarlardan aşağıdaki belgeleri sunmaları istenir:

• Hakem ve editör yorumlarına madde madde yanıt veren ayrıntılı cevap mektubu,
• Yapılan değişikliklerin açıkça gösterildiği işaretli metin,
• Gerekli olduğunda güncellenmiş etik kurul, kayıt, finansman, çıkar çatışması veya veri paylaşımı beyanları.

Yazarlardan, aksi belirtilmediği sürece, revize makalelerini 15 gün içinde sisteme yeniden yüklemeleri beklenir. Ek süre gereksinimi, son tarih geçmeden önce editörlüğe gerekçesiyle bildirilmelidir.

Revize makale, editörün değerlendirmesine göre aynı hakemlere, yeni hakemlere veya istatistik editörüne yeniden gönderilebilir. Hakemlerin veya editörlerin temel kaygılarının yeterince giderilmediği durumlarda makale reddedilebilir.

Belirlenen süre içinde revizyonu gönderilmeyen makaleler, editoryal değerlendirme sonucunda geri çekilmiş kabul edilebilir veya işlemden kaldırılabilir.

11. Editörler ve Yayın Kurulu Üyelerinin Makaleleri

Baş Editör, yardımcı editör, alan editörü, yayın kurulu üyesi veya dergi çalışanının yazar olduğu makalelerde ilgili kişi editoryal karar sürecine katılamaz.

Bu tür makalelerde:

• Makale, bağımsız bir editöre atanır,
• İlgili editör veya kurul üyesi sistemdeki hakem seçimi, raporlar ve karar sürecine erişemez,
• En az iki bağımsız dış hakem görevlendirilir,
• Nihai karar, çıkar çatışması bulunmayan yetkili editör veya Yayın Kurulu tarafından verilir.

Davetli editoryal yazılarda baş editorün değerlendirmesine tabidir.

12. Etik İhlal Şüphesi ve Hakemlik Usulsüzlükleri

Makale değerlendirme sürecinin herhangi bir aşamasında intihal, veri uydurma, veri manipülasyonu, mükerrer yayın, uygunsuz yazarlık, etik kurul eksikliği, sahte hakem önerisi, hakem kimliğinin kötüye kullanılması veya diğer araştırma ve yayın etiği ihlallerine ilişkin şüphe oluşması halinde editörlük gerekli incelemeyi başlatır.

CMJ, etik ihlal iddialarını COPE ilkeleri, ICMJE Önerileri ve ilgili uluslararası yayın etiği standartları doğrultusunda değerlendirir.

Hakemlik sürecinde gizliliğin ihlali, çıkar çatışmasının gizlenmesi, yazardan uygunsuz atıf talep edilmesi, kişisel saldırı içeren rapor yazılması, makale içeriğinin izinsiz paylaşılması veya sahte hakemlik girişimleri ciddi usulsüzlük olarak kabul edilir. Gerekli durumlarda ilgili hakemin görevlendirilmesi sonlandırılabilir ve editoryal kayıtlar gözden geçirilebilir.

13. İtirazlar ve Şikâyetler

Yazarlar, editoryal karara ilişkin bilimsel gerekçeye dayalı itirazlarını karar tarihinden itibaren 30 gün içinde editörlüğe iletebilir.

İtiraz başvurusunda:

• Makale başlığı ve sistem numarası,
• İtiraz edilen karar,
• Bilimsel gerekçe,
• Hakem veya editör yorumlarına ilişkin somut açıklamalar

yer almalıdır.

İtirazlar, mümkün olduğunca ilk kararda doğrudan görev almamış bir editör veya Yayın Kurulu üyesi tarafından değerlendirilir. Gerekli görülürse ek hakem görüşü alınabilir.

İtiraz başvurusu, makalenin otomatik olarak yeniden değerlendirmeye alınacağı veya önceki kararın değiştirileceği anlamına gelmez. İnceleme sonucunda verilen karar nihai editoryal karar niteliğindedir.

14. Gizlilik ve Kayıtların Saklanması

Makale dosyaları, hakem raporları, editoryal kararlar, revizyon yazışmaları ve ilgili değerlendirme kayıtları gizli tutulur.

Hakem raporları, editoryal kararlar ve makale değerlendirme sürecine ilişkin kayıtlar, yayın etiği incelemeleri ve olası itirazların değerlendirilebilmesi amacıyla sistem üzerinde güvenli biçimde arşivlenir. Bu kayıtlar, ilgili mevzuat ve indeksleme kuruluşlarının gereklilikleri doğrultusunda en az beş yıl süreyle saklanır.

Hakem kimlikleri, yasal zorunluluklar veya ciddi yayın etiği soruşturmaları dışında yazarlara ya da üçüncü kişilere açıklanmaz.

15. Hedef Süreler

CMJ, etkin ve öngörülebilir bir editoryal süreç yürütmeyi amaçlar. Aşağıdaki süreler hedef niteliğindedir:

• Teknik ön inceleme: 7–10 gün,
• İlk editoryal karar: 10–14 gün,
• Hakem değerlendirmesi: 21 gün,
• Revizyon için tanınan süre: 15 gün,
• Revizyon sonrası editoryal karar: 14–21 gün.

Bu süreler, uygun hakem bulunabilirliği, makalenin niteliği, ek uzman değerlendirmesi gereksinimi, etik inceleme veya revizyonun kapsamına göre değişebilir. CMJ, hakem değerlendirmesi yapılmaksızın kabul veya belirli bir süre içinde kesin yayın kararı garantisi vermez.